كيف تستخدم أداة الـ5 Whys في عملك؟
2020-11-14
يمكنك الاعتماد على أداة الـ5 Whys كجزء رئيس في التعامل مع المشكلات في العمل، لكن يحتاج هذا إلى مجموعة من الخطوات المتتابعة التي يمكنك القيام بها، والتي من شأنها مساعدتك في إيجاد الحل الجذري للمشكلة لا مجرد حل مؤقت.
1- حدّد الفريق المسئول عن المشكلة: يفضل جمع فريق عمل من أقسام مختلفة داخل العمل، بحيث يمكنك الاستفادة من المعرفة المختلفة لكل فرد، وكذلك ضمان حصولك على وجهات نظر متنوعة. سيساعدك هذا في جمع المعلومات المطلوبة لفهم المشكلة جيدًا، وتحديد الأسباب من خلال وجود أكثر من رؤية للوضع.
2- عرّف المشكلة جيدًا: بعد تحديد الفريق، اكتب بيانا واضحا للمشكلة، يساعدك في تحديد النطاق الذي يجب البحث فيه عن الحلول، لأنّه كلما اتّسع نطاق العمل، أدى ذلك إلى المزيد من المجهود والوقت المستهلك في محاولة الوصول إلى الحل.
موضوع يهمك : ما هو الوقت الأنسب للنوم حتى لا تشعر بالتعب في الصباح؟
3- اسأل "لماذا": سواءً كنت المسئول عن تيسير النقاش أو شخص آخر، فمن المهم الحفاظ على طرح سؤال "لماذا" عدة مرات حسب الحاجة حتى يمكنكم تحديد السبب الجذري للمشكلة، مع الأخذ في الاعتبار أنه ليس ضروريًا الاستمرار في السؤال الذي يبعدك عن الوصول إلى السبب الجذري، فالأسئلة لا تنتهي.
ويجب أن تضع في ذهنك أنّه في بعض الأحيان قد يكون هناك أكثر من سبب جذري، وليس منطقيًا في هذه الحالة الاستمرار في مسار واحد، بل يمكنك إنشاء أكثر من مسار طبقًا لعدد الأسباب الجذرية التي وصلت إليها، بحيث يمكنك في النهاية التعامل معها جميعًا ضمن الحل.
4- اتّخذ الإجراءات التصحيحية: يمكنك الآن البدء في مناقشة الحل المناسب لهذه المشكلة، والذي يمكنه منعها من الحدوث مرة أخرى في المستقبل، مع الالتزام بتحويل هذا الحل إلى إجراءات تصحيحية لتنفيذها في الواقع.
5- قيّم النتائج: بعد فترة من العمل على الحل، يمكنكم الاجتماع مرة أخرى لمناقشة مدى فاعلية الحل، وهل ساهم في إنهائها جذريًا أم لا تزال العملية بحاجة إلى بحث وتعديل مرة أخرى من أجل تصحيح المسار.
