خطوات تنفيذ المشروع من البداية

فيما يلي الخطوات العامة الأساسية  لتنفيذ أي مشروع سواء كان تجاريًّا أو خدميًّا:

 1- طلب الإرشاد من شخص مختص

ينبغي لمدير المشروع قبل البدء أن يستشير شخصًا على دراية ومعرفة بطبيعة المشروع وذلك حسب المشروع، فالمشروع الهندسي يجب استشارة مهندس والمشروع الصحي يجب استشارة طبيب، أما إذا كان المشروع تجاريًا فيجب استشارة شخص له علم بحالة السوق كخبير اقتصادي مثلاً.

 2- توفير أدوات وبرامج خاصة بإدارة المشاريع

تتضمن هذه الأدوات أجهزة الاتصالات والحواسيب بالإضافة إلى البرامج المناسبة لمتابعة عمل تنفيذ مشروع، حيث توجد مجموعة واسعة من هذه البرامج، كبرنامج  MS project مثلاً. غالبية هذه البرامج مجانية ولا تحتاج إلى خبرة كبيرة للعمل عليها.

3- تحديد وشرح تفاصيل المشروع

على مدير المشروع توضيح تفاصيل المشروع من أهداف وميزانية وزمن ومخرجات، ومن سيقوم بتنفيذ أنشطة المشروع ويشرف على مراقبتها والتأكد من تنفيذها حسب ما هو مقرر. تُعد هذه الخطوة من أولى المهام التي يجب على مدير المشروع القيام بها.

4-  تحديد مسؤوليات كل شخص في فريق المشروع

يجب أن يكون دور ومسؤولية كل شخص في فريق المشروع واضحة، ومن شأن هذا أن يسهل تنفيذ مشروع ما ويوضح مهام الجميع. تسمى هذه العملية بخطة العمل WBS Work Breakdown Structure، حيث يذكر فيها كل نشاط ومن هو المسؤول عن تنفيذه، ويستطيع مدير المشروع عبر هذه الخطة متابعة تقدم العمل.

يجب أن يأخذ مدير المشروع في الحسبان المناطق الجغرافية التي يعمل فيها الفريق ويراعي الاختلافات الثقافية لهذه المنطقة.

5- وجود نظام مراقبة وتقييم أثناء تنفيذ مشروع

من شأن هذه النظام أن يتأكد أن تنفيذ المشروع يسير كما هو مخطط له من ناحية الوقت والجودة والأداء والموازنة النقدية، ومدى التزام كل شخص بالمهمة الموكلة إليه، حتى يستطيع المدير اتخاذ القرار الأمثل في حال حدوث أي طارئ، أو إذا كان يلزم اتباع طريقة جديدة في كيفية تنفيذ المشروع.

6- وثائق المشروع

تعد وثائق المشروع دليلاً مهمًّا في أن يكون جميع المعنيين بالمشروع من موظفين وموردين على معرفة كاملة بطبيعة المشروع وأهدافه والزمن والتكلفة الخاصة به، ويجب على مدير المشروع أن يطلب جميع التوثيقات المالية والإدارية وغيرها عند تنفيذ كل نشاط.

7- التواصل مع الإدارة العليا وعملاء المشروع

بالتوازي مع التنسيق والتواصل مع فريق العمل المشرف على تنفيذ المشروع، يجب على المدير إبقاء الإدارة العليا للمؤسسة والعملاء على دراية بكل الخطوات في أثناء تنفيذ المشروع وإخبارهم بآخر التطورات والحالات الطارئة التي قد تحدث والتي قد تضطره إلى اتخاذ قرارات تناسب الظروف الجديدة.