7 خطوات تساعدك على إجراء المقابلة الشخصية كصاحب عمل
2021-08-30
لا شك أنّ المقابلة الشخصية هي أحد أهم الإجراءات في العمل، وذلك لأنّها الوسيلة التي تساعدك على توظيف أصحاب الكفاءات للعمل معك داخل الشركة. لذا، لا بد من الاهتمام جيداً بكيفية إجراء المقابلة الشخصية، ومعرفة الخطوات التي تزيد من فاعليتها، حتى تقدر على تحقيق أفضل نتيجة.
في الأساس تعد مهمة إجراء المقابلات الشخصية جزءاً رئيساً من عمل إدارة الموارد البشرية داخل الشركة. لكن في جميع الأحوال، فأنت في حاجة إلى تعلم كيفية إجراء المقابلة الشخصية بنفسك، كمهارة مهمة ستحتاج إليها في العمل. لماذا؟
1- توفير التكلفة: في الكثير من الأحيان لا يكون بالإمكان توظيف إدارة متخصصة في الموارد البشرية، لا سيّما إذا كنت تؤسس شركة ناشئة وما زلت في البداية. بالتالي، أنت بحاجة إلى معرفة كيفية القيام ببعض المهام الرئيسة ضمن مهام الموارد البشرية، ومن بينها المقابلة الشخصية. من خلال ذلك ستقدر على توفير التكلفة من تعيين شخص متخصص، أو الاستعانة بوكالات خارجية لتولي هذه المهمة.
2- التأكد من اختيار الشخص المناسب: حتى إذا لم تكن أنت الشخص المسئول عن المقابلة الشخصية مع المتقدمين، فأنت تحتاج إلى التأكد من اختيار الشخص المناسب وفقاً لتخصص الشركة، نظراً لمعرفتك برؤية الشركة أكثر من البقية، ورغبتك في الوصول إلى مرشح يتوافق مع هذه الرؤية. عندما تعرف أساسيات المقابلة الشخصية، ستقدر على تطوير طريقة إجرائها بما يتوافق معك.
لذا، في جميع الأحوال فأنت تحتاج إلى مهارة المقابلة الشخصية، وبالتحديد في بداية الشركة، التي هي مرحلة حيوية في عمر الشركة، وتحتاج إلى الانطلاق منها بالطريقة الصحيحة.
بعد الانتهاء من نشر إعلان الوظيفة وبدء تلقي الطلبات، يمكنك المضي قدماً في الخطوات الفعلية نحو تنفيذ المقابلة الشخصية. يبدأ هذا الأمر قبل البدء في المقابلة الفعلية، وحتى الانتهاء من المقابلة. في سبيل ذلك يمكن اتّباع الخطوات التالية:
الخطوة الأولى: الإعداد الجيد للمقابلة الشخصية
إذا لم تستعد جيداً إلى إجراء المقابلة الشخصية، فغالباً ستكون النتيجة غير مناسبة، ولن يكون العيب الرئيس في المرشحين بهذه الحالة، لكن في طريقة إدارتك في أثناء المقابلة الشخصية. في سبيل ذلك يمكنك القيام بالنقاط التالية:
اقرأ السيرة الذاتية الخاصة بالمرشح جيداً، واطبع نسخاً منها يمكن الاعتماد عليها في أثناء المقابلة الشخصية.
راجع الوصف الوظيفي جيداً، لتتأكد من فهمك لجميع التفاصيل الخاصة بالوظيفة ومتطلباتها، وبالتالي القدرة على مناقشتها مع المتقدمين.
إذا كنت قد طلبت من المرشحين إرسال نماذج أعمال، فمن المهم تقييمها تفصيليّاً، إذ سيؤثر ذلك في عملية الاختيار، لا سيّما في الوظائف الإبداعية مثل توظيف المصممين والكتاب.
تأكد من تذكرك لجميع التفاصيل الخاصة بالشركة، مثل: الرؤية، الرسالة، القيم، الهيكل الوظيفي للشركة، وأي معلومات أخرى قد تحتاج إليها في أثناء المقابلة الشخصية.
حدد الأسئلة المبدئية التي ستطرحها في المقابلة الشخصية، وفقاً لإجرائها بطريقة المقابلة المنظمة التي تعتمد على وجود عناصر محددة تسعى إلى قياسها لأخذ قرار التوظيف.
الخطوة الثانية: تطوير الأسئلة النهائية
بعد الانتهاء من كتابة الأسئلة المبدئية التي لديك، من المهم الانتقال إلى التفكير في محاولة تطوير هذه الأسئلة لتصلح إلى الشكل الأمثل. يمكن فعل ذلك من خلال النقاط التالية:
التواصل مع الموظفين الحاليين لمعرفة كل شيء يتصورونه عن الوظيفة من ناحية المعرفة والمهارات والقدرات.
الاعتماد على تقارير الأداء لمعرفة بعض الملاحظات عن الوظيفة، وبالتالي مراعاة هذه الملاحظات عند طرح الأسئلة.
تطوير الشكل المثالي من الإجابات بالنسبة لك، مثلاً تحديد متى تكون الإجابة: سيئة – متوسطة – جيدة – رائعة على كل سؤال. حتى تستخدم هذه المؤشرات في المقابلة الشخصية لتقييم المتقدمين.
الخطوة الثالثة: تحديد أنواع المقابلات الشخصية
توجد العديد من أنواع المقابلات الشخصية التي يمكن الاعتماد عليها. لذا، من المهم تحديد نوع المقابلة الشخصية الذي ستقوم بالاعتماد عليه، ثم تحرص على تعلم كيفية القيام بهذا النوع بطريقة جيدة. من خلال معرفة أساسياته والمطلوب تحقيقه من خلاله، حتى تقدر على استخدام كل نوع بما يحقق لك الأهداف المطلوبة.
الخطوة الرابعة: كن منهجيّاً في إدارة المقابلة الشخصية
بعد الانتهاء من تحديد الأسئلة وأنواع المقابلة، من المهم التأكد من امتلاكك طريقة منهجية محددة في التقييم. يحدث هذا عندما تكون للمقابلة هيكل محدد، موضحاً فيه المؤشرات التي تقيسها في المقابلة الشخصية، والدرجات المستخدمة في التقييم
إلى جانب هذه الأمور، فمن المهم امتلاك القدرة على تسجيل الملاحظات بالطريقة الصحيحة، إذ ستساعدك هذه الملاحظات كثيراً عند إجراء المقارنة النهائية بين المتقدمين، لا سيّما وأنّه لن يكون بإمكانك الاعتماد على ذاكرتك فقط لتقييم المتقدمين عندما يكون العدد كبيراً.
الخطوة الخامسة: أظهر اهتمامك بالمتقدمين
من أهم الأشياء في المقابلة الشخصية هي الحرص على إظهار اهتمامك بالمتقدمين، حتى الأشخاص الذين تعرف بأنّهم لن يكونوا ضمن خياراتك للتوظيف، إذ يعكس هذا ثقافة الشركة للآخرين. يمكنك فعل ذلك من خلال النقاط التالية:
ابدأ المقابلة الشخصية بالترحيب بالمتقدم والابتسام له، حتى تساعده على تقليل الشعور بالتوتر في المقابلة الشخصية.
عرّف نفسك ودورك وتحدث سريعاً عن المقابلة الشخصية والوظيفة، وتأكد من استعداد الطرف الآخر للبدء ووضوح الأمور بالنسبة له.
تخلص من أي مشتتات قد تؤثر على المقابلة الشخصية، فلا تحاول الرد على هاتفك أو التواصل مع أي شخص من الموجودين، ولا تحاول الاستعجال في المقابلة، بل امنح الشخص الوقت الكافي.
أجب على الأسئلة التي يطرحها عليك المتقدمون، وكن صريحاً معهم بشأن التفاصيل القادمة التي تخص العمل.
الخطوة السادسة: تقييم المرشحين على الأسس الموضوعة
من الأشياء التي تؤثر على فاعلية المقابلة الشخصية في الكثير من الأحيان، هي تجاوز البعض للأسس التي وضعها في البداية، أو الاعتماد على التقييم من المنظور الشخصي بدلاً من الالتزام بالمعايير المحددة. بالطبع من المهم الاستفادة من خبرات العمل في تقييم المرشحين، لكن في الوقت ذاته لا بد من الالتزام بالمعايير.
يؤدي ذلك إلى تحسين نتيجة المقابلة الشخصية، ويساعدك على اختيار أفضل المرشحين، وفي الوقت ذاته يعزز من مهارتك في إدارة المقابلة الشخصية، لأنّه يجعلك تعمل وفقاً لمنهجية محددة، وهذه المنهجية يمكن تطويرها بسهولة مع الوقت.
الخطوة السابعة: تعلم من الأخطاء السابقة
من المحتمل بالطبع حدوث أخطاء في أثناء المقابلة الشخصية، لكن الأهم هو التعلم من هذه الأخطاء، والحرص تدريجياً على تطوير قدرة إجراء المقابلة الشخصية. سيضمن لك ذلك فرصة التغلب على أخطائك في المستقبل وعدم تكرارها، وفي الوقت ذاته ستتحسن نتائج عملية التوظيف التي تقوم بها، وهذا هو المطلوب.
ختاماً، يعد إجراء المقابلة الشخصية من أهم المهام داخل الشركة، فهو إمّا يساعد على توفير الوقت والمجهود والتكاليف ويحقق للشركة نتائج جيدة، أو قد يكون السبب في تضييع كل هذه المجهودات نتيجة اختيار خاطئ. لذا، احرص دائماً على امتلاك منهجية محددة لتنفيذ المقابلة الشخصية، وعدم الاكتفاء أبداً بالتصورات الشخصية، بل حدد لنفسك هيكلاً تعتمد عليه في المقابلة الشخصية، ستقدر على تحقيق أفضل النتائج.
