خطوات التخطيط المثالي وكيف تتعامل مع كل خطوة بكفاءة؟

تسعى الشركات باستمرار إلى التخطيط المثالي في كل الأشياء، ولأنّ الأمر يحدث بطريقة علمية ومنهجية، توجد مجموعة من خطوات التخطيط التي لا بد من تنفيذها أولاً، في سبيل الوصول إلى الهدف المطلوب. تشمل خطوات التخطيط ثماني خطوات أساسية، فما هي؟ وكيف يمكن التعامل مع كل مرحلة بالكفاءة المطلوبة؟

الخطوة الأولى: إدراك الحاجة للتخطيط

تحتاج جميع أنواع التخطيط إلى إدراك وجود سبب معين يدفع إلى تنفيذ عملية التخطيط. مثلاً وجود فرصة معينة في البيئة الخارجية للشركة تسعى لاستغلالها، أو مشكلة تحتاج إلى تغيير في طريقة التخطيط. لذا، الخطوة الأولى من خطوات التخطيط تتمثل في إدراك الحاجة إلى وضع الخطة بالفعل، حتى لا يكون التخطيط في هذه الحالة سببًا في تشتيت المجهودات.

يمكن المضي قدماً في الخطوة الأولى من خلال الاعتماد على التحليلات المختلفة، سواءٌ تحليل سوات لدراسة جميع الفرص الداخلية والخارجية للشركة، أو حتى الاعتماد على تحليلات أخرى مثل تحليل PESTEL من أجل فهم العوامل الخارجية المؤثرة على الشركة.

بناءً على نتائج الخطوة الأولى، ستكون قادراً على الدخول إلى خطوات التخطيط التالية. لذا، من المهم تنفيذ هذه الخطوة بنجاح، فحتى إذا حدثت مشكلة في أيٍ من خطوات التخطيط التالية، سيكون الأساس ذاته سليم. أمّا في حالة وجود أي مشكلة، فإذا نفذت خطوات التخطيط الباقية بكفاءة عالية، فقد لا تحقق الشركة أفضل النتائج، وذلك لعدم تمكنها من تقدير الأمور بطريقة صحيحة.

الخطوة الثانية: تحديد الأهداف

بعد الانتهاء من فهم الوضع الحالي، يمكن الانتقال إلى الخطوة الثانية من خطوات التخطيط، وهي تحديد ووضع الأهداف المطلوب من تحقيقها. هذه الخطوة مهمة، لأنّها تمثل الاستثمار الحقيقي لما جمعته من معلومات في الخطوة الماضية. ونجاح كل مدير وتميزه يعتمد على قدرته على وضع الخطة المناسبة التي يمكن من خلالها استثمار الفرص بالطريقة المثالية.

من المهم إدراك أنّ تحديد الأهداف يخضع لبعض العوامل، وذلك حتى لا تحدث مشكلة في أثناء تنفيذ بقية خطوات التخطيط. لذا، من المهم التأكد من ملاءمة الأهداف المحددة مع أهداف الشركة في المستقبل، وأنّها تراعي السياسات الخاصة بها وكذلك منظومة القيم الداخلية في الشركة، إلى جانب كونها تصب في مصلحة رؤية ورسالة الشركة. بالتالي، تكون هذه الأهداف فعالة وذات أثر إيجابيا عند تنفيذها.

من المهم عند وضع الأهداف تحديد بعض العناصر الرئيسة، لأنّ هذه المعلومات ستستخدم في خطوات التخطيط التالية، وتشمل: أهدافا ذكية عمّا يجب تحقيقه بالضبط، تحديد الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ هذه الأهداف، توضيح طريقة ومكان ووقت تنفيذها. تمثّل هذه المعلومات مرجعية في القادم من الخطوات، ولذلك لا بد من امتلاكك القدرة على صياغتها بطريقة صحيحة ومفهومة.

الخطوة الثالثة: التنبؤات بشأن المستقبل

في الخطوة الثالثة من خطوات التخطيط تأتي عملية التنبؤ بشأن المستقبل. هذه الخطوة مهمة، لأنّ في عالم الأعمال فكل شيء يتغير بسهولة، وبعض هذه التغيرات قد يكون من الممكن التنبؤ به، والبعض الآخر قد يكون مفاجئًا، لكن يمكن التنبؤ بآثاره على المستقبل. لذا، لا يمكن للتخطيط النجاح دون التفكير في هذا الأمر.

من أهم الأمور التي يجب التركيز عليه هو توقع التغيّرات المحتملة بشأن الظروف الاقتصادية، وكذلك توقف ظروف السوق وتغيراته فيما يتعلق بالمنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة. من خلال مراقبة هذه العوامل، ستقدر على المتابعة في خطوات التخطيط مع ضمان انتباهك إلى المستقبل، واستعدادك للتعامل معه بالإجراءات السليمة. لذا، تأكد من قدرتك على التوقع الجيد، بناءً على الملاحظات والبيانات، لا فقط بناءً على التصورات والافتراضات الشخصية.

الخطوة الرابعة: تحديد الخطط

لا تقتصر خطوات التخطيط الفعّالة على تحديد الأهداف وتنفيذ خطة واحدة، بل يجب التفكير دائمًا في تضمين مجموعة مختلفة من الخطط. بالنسبة للعديد من المديرين فهو يفكّر في وضع خطة بديلة في الوقت ذاته في أثناء وضع الخطة الأصلية، وذلك لأنّه يدرك قيمة الخطة البديلة في نجاح مجهوده.

لذا، لا بد من الاهتمام بهذا الأمر من خلال الخطوة الرابعة في خطوات التخطيط، وهي تحديد جميع الخطط المناسبة، التي يمكن اللجوء إليها عند الحاجة إلى ذلك، عندما لا تنجح خطته الأساسية. أو حتى أن تكون هذه الخطط موجودة للمقارنة بينها من البداية واختيار الأفضل. في هذه الخطوة لا تختار خطة معينة، لكن تحرص على تضييق نطاق الاختيارات ليشمل مجموعة محددة من الخطط البديلة المناسبة.

الخطوة الخامسة: المسار الصحيح

بعد الانتهاء من تحديد الخطط المناسبة للأهداف المطلوب تحقيقها، يمكن الانتقال إلى الخطوة التالية من خطوات التخطيط، وهي لن تكون الاختيار النهائي، بل ستكون وضع المسار الصحيح لتنفيذ كل خطة. هذه النقطة مهمة جدًا، لأنّها تدخل الأهداف في حيز التنفيذ الفعلي، وفي الوقت ذاته تقدم طرق مختلفة للتنفيذ.

من خلال ذلك سيكون بالإمكان تقييم مدى فاعلية هذه الخطة، والأهم مدى ملاءمتها للشركة، وجوانب الإيجابيات والسلبيات الحالية. لذا، بعد وضع الخطة وتحديد، يجب ممارسة جزء التوقعات والتنبؤات الخاصة بالمستقبل، لفحص الاحتماليات والتغيرات المتوقعة، وجمع هذه المعلومات معًا للانتقال للخطوة التالية من خطوات التخطيط.

الخطوة السادسة: اختيار الخطة

أنت الآن أصبحت تملك جميع المعلومات المطلوبة: الأهداف المرغوب تنفيذها، خطط مختلفة لتنفيذ هذه الأهداف، مسار محدد لتنفيذ كل خطة، التنبؤات الخاصة بالمستقبل وأثرها على كل خطة. بالتالي يمكنك الآن الحكم على الخطط واختيار الأنسب منها للوضع الحالي.

من المهم التأكد من أخذ القرار بناءً على المعلومات الموجودة من خطوات التخطيط الماضية، مع الاستفادة من خبراتك ورؤيتك الشخصية كمدير للمستقبل، وهذا الأمر إمّا سيكون سبباً في تميزك، وإما ربما قد يؤثر على مكانتك سلباً، لذا لا بد من اتخاذ القرار بحذر شديد وبعد تفكير وتقييم جميع الخطط المتاحة.

يمكنك أن تضع أمام عينيك معيارا مهما للخطة المثالية، وهي التي يتحقق بها ثلاثة شروط أساسية: الأكثر ربحية، الأقل في الآثار السلبية، متوافقة مع موارد وإمكانيات والوضع الحالي للشركة. يمكنك المزج بين هذه الشروط وتطبيقها على كل الخطط. إذا كانت لديك القدرة، فبالإمكان الدمج بين الخطط الموضوعة في خطوات التخطيط السابقة، في محاولة للوصول للخطة المثالية التي تدمج الجيد في كل خطة 

الخطوة السابعة: التكامل ودعم الخطة الأساسية

يختلف الهدف من خطوات التخطيط وفقاً للوضع الحالي، إذ في بعض الأحيان تكون الخطط الموضوعة خططا تحتوي على العديد من التفاصيل، وفي أحيان أخرى تكون خطة بسيطة لا تحتاج إلى العديد من التغييرات داخل الشركة. تجنباً لضياع أي تفاصيل مهمة، تركّز الخطوة السابعة من خطوات التخطيط على أهمية دعم الخطة الأساسية، ومحاولة تكاملها مع بقية الأقسام داخل الشركة.

بمعنى آخر، يمكن نقل الخطة الأساسية إلى جميع الأقسام داخل الشركة، من أجل التفكير في كيفية التعامل مع الخطة، وإضافة بعض التفاصيل إلى كل قسم للتكامل مع الخطة المطلوب تنفيذها. على سبيل المثال، إذا كانت خطوات التخطيط تهدف إلى إنتاج منتج جديد، وتحتاج إلى عمالة جديدة لتنفيذ هذه الخطة. فسيكون دور إدارة الموارد البشرية وضع خطة توظيف بالمواصفات المطلوبة لمهام إنتاج هذا المنتج.

إذاً ببساطة، بعد الانتهاء من وضع الخطة، تُوضع الخطط الداعمة في الأقسام الأخرى، ليتواجد قدر من التخصصية في كل مهمة، وتكون جميع المهام داخل الشركة تركّز على تحقيق الهدف النهائي، وهو ما يضمن تكامل خطوات التخطيط معًا، فتستثمر الجهود الموجودة بطريقة فعّالة حقاً.

الخطوة الثامنة: تنفيذ الخطة

بعد الانتهاء من جميع خطوات التخطيط الأخرى، يمكن الانتقال إلى الخطوة الأخيرة، وهي تنفيذ الخطة في أرض الواقع، أي تحوّل كل الخطط الموجودة، سواء الخطة الرئيسة أو خطط الأقسام، إلى حيز التنفيذ الفعلي، مع الالتزام بجميع البنود الخاصة بالخطة والشركة.

في هذه الخطوة، تُوضع الخطة التنفيذية (Action Plan)، ويكون دور كل شخص محددا وواضحا بالتفصيل. في هذه المرحلة يكون دورك هو مراقبة ومتابعة المهام جيداً، والتأكد من أنّ كل شيء يسير وفقاً للخطة، ثم بعد ذلك الانتباه إلى الخطة وفاعليته من أجل اتّخاذ التعديلات والإجراءات المطلوبة عند الحاجة إلى ذلك.

ختاماً، يعد الالتزام بجميع خطوات التخطيط أمراً مهماً لضمان فاعلية أي خطة، إذ يضمن هذا وضع جميع العوامل في الحسبان، وضمان التكامل بين الأقسام داخل الشركة، فيعمل الجميع كوحدة واحدة يسعون إلى تحقيق أهدافاً مشتركة، بالتالي تكون الخطة فعّالة وقادرة على تحقيق أهداف الشركة.