كيفية التحضير لاجتماع العمل؟
سيدتي
2022-07-16
قد تبدو الاجتماعات للمدعوّين إليها، مُملّة وغير مُثمرة ومُضيّعة لوقت العمل؛ يرجع السبب في غالبيّة الأحيان إلى عدم استعداد المدعوّين لها، لذا تخرج الأمور عن نصابها الصحيح. بالمقابل، يقود التحضير الدقيق لاجتماعات العمل إلى تحقيق الفوائد المرجوّة منها.
يقضي التحضير لاجتماع العمل، بإيلاء عناية بالنقاط الآتية، حسب مجلّة Inc التجاريّة الأميركيّة:
- سواء تعلّق الاجتماع بفريق العمل أو الشركاء أو العملاء، على الداعي أن يراجع قائمة الحضور للتأكّد من إمكانيّاتهم والمهام الموكلة إليهم، وفي حالة العملاء والشركاء فإن "لينكدإن" أو "فيسبوك" مساعدان في التحقّق من الملفّات الشخصيّة، وحتّى توقّع ما سيقولوه المشاركون في الاجتماع... لذا، يسمح الوقت المنقضي في البحث بإتاحة الرؤية لكيفيّة سير الاجتماع؟
-
تحديد الأهداف المطلوبة من الاجتماع، بوضوح، يُحافظ على الوقت والمجهود اللذين قد يذهبا في غير محلّهما، كما يُساهم في تحقيق نتائج إيجابيّة. بالمقابل، فإن الاجتماعات غير المثمرة هي تلك التي ينتظر الداعون إليها حتّى اللحظة الأخيرة لتحديد ما يرغبون في القيام به.
- في التحضير لأي اجتماع عمل، ينبغي إعداد جدول للأعمال، مع مشاركته في بداية اللقاء، ما يجعل الأمور تسير بوضوح، ويسهّل إجراء أي تعديلات ضروريّة بعد الاتفاق عليها. في هذا السياق، على كلّ المدعوين إلى الاجتماع أن يكونوا على دراية بسبب أو أسباب انعقاده وتأثيراته على الأطراف المعنية ومدى ارتباط أهداف الاجتماع بالصورة الاستراتيجيّة الكبيرة. من جهةٍ ثانيةٍ، قد تحدث عقبات في أي اجتماع، لذا على الداعي إليه أن يكون مستعدًّا لمواجهة العقبات عند الضرورة وحتّى وضع العقبات على جدول الأعمال إذا لزم الأمر.
- قبل الدعوة إلى أي اجتماع عمل، من الواجب على الداعي التحضير له، مع التركيز على آلية المتابعة، فهذه الأخيرة مهمّة للغاية، إذ تمكّن آلية المتابعة الناجحة الشركة أو "المنظّمة" من تلافي أي عقبات مستقبلية قد تحدث أثناء تنفيذ التوصيات، ومن حسن تخصيص الوقت والجهد والميزانيّة الخاصّة بالمشروع.
- تنعقد الاجتماعات عادةً في غرفة الاجتماعات في مكتب العمل، حيث يتفاعل المدعوون وجهًا لوجه. بالطبع، تحتاج غرفة الاجتماعات إلى التجهيز بالأدوات السمعية والبصرية التي تُمكّن من حسن التواصل. في أحيانٍ أخرى، تُعقد الاجتماعات عن بُعد، ما يتطلّب التفاعل خلف الشاشة، لكن لا تبدو الاجتماعات عن بعد مناسبة للقاءات الطويلة أو تلك التي تتطلّب مشاركة القدر الأكبر من المعلومات.
-
يتحدّث الخبير الإداري عبد الحكيم العنزي لـ"سيدتي. نت" عن أفكار تقود إلى إنجاح اجتماع العمل، هي: التزام المدعوّين بالحضور، كما بالوقت المحدّد للاجتماع (بدايته والمدّة المحدّدة لمناقشة كل موضوع في جدول الأعمال ونهاية الاجتماع)، كما التحضير المسبّق للاجتماع حال استلام جدول الأعمال، ثمّ الشروع في تنفيذ التوصيات بعد انتهاء الاجتماع.
