إذا كان موظفوك منشغلين دائمًا فأنت في مشكلة كبيرة.. إليك حلها

من بين الأشياء القليلة التي تنشر السرور في نفوس المديرين وأصحاب المشاريع هي رؤية فرق العمل بأكمله يعمل وينفذ المهام، فهم يدفعون للموظفين من أجل إنجاز أكبر قدر ممكن من العمل، كي يساعدوا الشركة على تحقيق أهدافها والوصول إلى مسعاها، ولكن وفقًا للخبراء فإن انشغال الموظفين طوال الوقت يشير إلى وجود مشكلة كبيرة وينذر باحتمالية حدوث كارثة.

حسب الخبراء، فإن انشغال الموظفين طوال الوقت يعيقهم عن الإنجاز ويؤدي إلى إضعاف قدراتهم على الإنتاج، علاوة على ذلك فإن إظهار فريق العمل لمقدار كبير من الانشغال أمامك ربما يكون مجرد محاولة لإقناعك بأنهم ينفذون العمل من أجل إرضائك، ولكنهم في حقيقة الأمر لا يفعلون أي شيء، ومجهودهم يضيع سدى.

تحتاج أدمغتنا إلى فترات من الراحة والهدوء كي نتمكن من الإبداع، لذلك إذا وجدت الموظفين لا يحصلون على هذه الفترات من الراحة لكثرة انشغالهم، فإما أنهم لا يبذلون قصارى جهدهم أو أنهم يهدرون طاقتهم في فعل أشياء ليست ذات قيمة.

لكن هناك سبب آخر يدعو إلى القلق إذا كان كل الموظفين الذين يعملون لديك يسابقون الزمن كي يتمكنوا من إنجاز أكبر قدر ممكن من المهام، فإن هذا يعني أن الشركة لديها العقلية القديمة للإدارة والتي غالبًا ما تقتل الإنتاجية.

عقلية مميتة

اتبعت بعض الإدارات قديمًا العقلية التقليدية لزيادة الإنتاج، وخير مثال على ذلك ما حدث في الثمانينيات بالولايات المتحدة الأمريكية،  إذ اعتقد مديرو المصانع الأمريكية أن إبقاء الآلات تعمل والعمال مشغولين طوال الوقت هو مفتاح زيادة الإنتاجية، وتحقيق الأهداف.

وقتها حرص المديرون على أن يكون الجميع مشغولا، كي يرتفع معدّل الإنتاج في المصانع، مع الوضع في عين الاعتبار أن أفضل طريقة لإبقاء الجميع منتجين هي تكليفهم بالمزيد من المهام بصورة تفوق قدرة البشر على التحمل، فاستمر التصنيع بالفعل ولم تتوقف عجلة الإنتاج، ولكن العمال والموظفين عانوا كثيرًا.

غير أن هذه الطريقة التقليدية في التفكير تتسبب في إحداث اختناقات وأعاقت الموظفين عن الإنتاج، كما أنها صعبت عملية تحديد الأولويات، لذلك أدرك المسؤولون في هذه المصانع في نهاية المطاف أن هناك الكثير من المزايا في السماح للموظفين بالقيام بعدد مُعين من المهام بإبداع وابتكار، وبالتالي سيحصلون على مُنتج نهائي جيد.

يوضح هذا المثال أن الإدارات التي تتبع الطريقة التقليدية القديمة لتعزيز الإنتاج، بما في ذلك تحميل الموظفين بما يفوق طاقتهم وجعلهم مشغولين طوال الوقت وتكليفهم بالمزيد من المهام، تقتل طموح الموظفين، وتقضي على قدرتهم على الإبداع، ويخلقون بيئة عمل غير مُريحة لا تسمح بالابتكار، وبالتالي لن تستطيع المؤسسة تحقيق هدفها الرئيسي، وسوف تضل طريقها في أسرع وقت.

الأسلوب المرن والسماح بالابتكار

عوضَا عن ذلك، يُنصح المديرون بالتفكير في نظام آخر يعتمد على تكليف الموظفين بالمهام عندما يكونوا مُستعدين للقيام بها، وهو ما نجح في تحقيقه مجموعة بحثية بمعهد ماساتشوستس للتكنولوجيا، عندما قامت مجموعة البحث والتطوير بوضع مُخطط انسيابي يوضح الخطوات المطلوبة لتنفيذ الأفكار وتحويلها من مفهوم إلى مادة ملموسة يمكن نشرها، ثم قاموا بتحديد مجموعة من الملاحظات التي توضح الخطوات التي يمكن اتباعها لفعل ذلك.

لم تساعد هذه الطريقة على التخلص من التعقيدات وتهيئة بيئة عمل ذات مناخ مُريح يسمح بالإبداع وحسب، ولكن فرق العمل المختلفة استطاعت تحديد أهداف المشاريع بوضوح شديد، ما ساعدهم على تحديد الأولويات، وإجراء محادثات جادة وصريحة ساعدتهم على تعزيز قدرتهم على العمل، وفي النهاية أصبحوا أكثر كفاءة.

خلاصة القول: يجب أن يعي المديرون والمسؤولون أن الموظفين الذين لا يتوقفون عن الركض طوال الوقت، ويتسابقون من أجل تنفيذ المهام في الموعد المحدد لن يستطيعوا مساعدة المؤسسة على تحقيق أهدافها، لكن على العكس سوف تتبدد طاقتهم، ويعجزون عن مواكبة العمل، علاوة على ذلك باعتبارك مديرا فيجب أن تضع في اعتبارك أن الانشغال الدائم ليس علامة على العمل الشاق، ولكنه مؤشر على أن فريقك يحتاج إلى مساعدة، وبأنه عليك التدخل لمساعدتهم على تنظيم جدول أعمالهم.