طريقة تنظيم وقتك والاستمتاع به

بالتأكيد كل النصائح المتعلقة بتنظيم الوقت التي تلقيتها طالبتك أن تقضي المزيد من الوقت في العمل على المهام والأمور الضرورية، وقدرا أقل في الأشياء الأخرى غير المهمة.. إلا أن قاعدة «60-30- 10» سوف تساعدك على وضع إطار زمني يمكنك من تحقيق ذلك مع الاستمتاع بوقتك، من خلال أفكار جديدة تساعدك على الفصل بين المهام الضرورية وغير الضرورية، وفيما يلي نتعرف على كيفية تنظيم الوقت وفق قاعدة «60-30- 10».

60 % للمهمات ذات الأولوية القصوى 

لتحسين النتائج وإنجاز المزيد، فإنك سوف تكون في حاجة إلى تحديد المهام الضرورية وفصلها عن باقي الأمور التي عليك القيام بها على مدار اليوم، وأن تخصص لها 60 % من وقتك.

ويحث ستيفن كوفي، مؤلف العديد من الكتب الناجحة، على تحديد الأولويات وتقسيمها في فئات حسب الأولولية، ويؤكد أن هذه الطريقة سوف تساعدك على إنجاز أكبر قدر ممكن من المهام مع الحفاظ على وقتك وجهدك.

كيف تحدد المهام ذات الأهمية القصوى؟

والمهام ذات الأهمية القصوى هي تلك المهام المتعلقة بأهدافك طويلة المدى، وترتبط بقيمك وأهدافك، على سبيل المثال تأليف كتاب، أو إعداد مشروع، أو القيام ببعض الأمور من أجل الحصول على ترقية.

30 % للمهام متوسطة الأهمية

أما الـ30 % من وقتك فتكون من نصيب المهام غير المُلحة ولكنها مهمة، على سبيل المثال الرد على رسائل البريد الإلكتروني، تنظيم الملفات، إجراء المكالمات، إطلاع الفريق أو الزملاء على التطورات، كتابة التقارير، إجراء بعض الاجتماعات.

في كل مرة تقرر الرد على رسائل البريد الإلكتروني، فإنك سوف تتخذ قرارا مُهما يرهق ذهنك ويسلبك قدرا من طاقتك.

ما هي المهام متوسطة الأهمية؟

غالبًا ما تكون المهام متوسطة الأهمية هي المتعلقة بهدفك بصورة غير مباشرة، ومن الأفضل القيام بها بعد الانتهاء من المهام ذات الأهمية القصوى. تعامل مع هذه المهمات باعتبارها أمورا تكميلية، تساعدك على الوصول إلى ما هو أهم.

10 % للمهام غير المُهمة

الطريقة التي تُنهي بها يومك تؤثر بصورة واضحة على إنتاجيتك وقدرتك على إنجاز أكبر قدر ممكن من المهام. المسؤوليات الموجودة في هذه الفئة هي التي ليس لها علاقة برؤيتك أو أهدافك طويلة المدى، ولكنها تساعدك على بدء اليوم التالي بنشاط وفعالية.

ما هي المهام غير المهمة؟

وتتمثل هذه المهام في وضع قائمة بالمهام التي عليك القيام بها غدًا، تقييم ما أنجزته مؤخرًا، أي بعبارة أخرى وضع خطة تضم تفاصيل ما يمكن أن تقوم به في المرحلة المقبلة.

بالتأكيد تستطيع توزيع الوقت بصورة مغايرة كيفما يناسب وقتك، على سبيل المثال بإمكانك تقسيم وقتك بنسبة (50-30- 20) أو (70-20-10)، وهكذا. في أي حال تأكد من أن تحديد الأولويات ووضع المهام في فئات مختلفة حسب أهميتها، سوف يساعدك على إنجاز أكبر قدر ممكن منها في فترة زمنية قصيرة.