كيف يجعلك تقسيم الوقت أكثر إنتاجية؟

2021-11-25 | منذ 2 شهر

سواء أكنت تعملين في وظيفة من التاسعة إلى الخامسة، أو تعملين عن بُعد أو تقيم في المنزل مع الأطفال، يحتاج الجميع إلى طريقة فعالة لإدارة يومهم.. بعد كل شيء، الكمال، التسويف، وأسطورة تعدد المهام، كلها مخاطر حقيقية يمكن أن تبقي حتى الأشخاص الأكثر إنتاجية عالقين في مكان واحد.. لذا، كيف يمكنك التحكم في جدولك وإنجاز الأمور حقاً؟

وفقاً لموقع (verywellmind) فإن الأمر كله يتعلق بالتحكم في وقتك وجدولك الزمني، إن التحكم في وقتك عن طريق جدولتة أو تقسيمه إلى أجزاء أو كتل، يجعلك أكثر إنتاجية، والطريقة الأسهل والأكثر فعالية للقيام بذلك هي من خلال حجز الوقت، يمكن أن يساعدك الاستخدام الفعال لحجب الوقت في التحكم في يومك وتركيز انتباهك ودرء التسويف.. في البداية، قد يستغرق الأمر بعض التجربة والخطأ لإنشاء مخطط يناسبك، ولكن مع القليل من الممارسة وجرعة صغيرة من الصبر، ستكونين محترفةً في أي وقت من الأوقات.

الحُجة ضد تعدد المهام

 

يعتقد الكثير من الناس أنه يمكنهم القيام بأشياء متعددة في وقت واحد، ويقومون بها جميعاً بشكل جيد، لكن تُظهر الأبحاث أن حوالي 2.5٪ فقط من الأشخاص قادرون على القيام بمهام متعددة بفعالية، يعتقد باقي السكان فقط أنهم يؤدون مهام متعددة بفعالية.في الواقع؛ فإن محاولة القيام بأكثر من شيء في وقت واحد - يُضرّ بقدرتك على إكمال كلتا المهمتين بشكل جيد.. وفي الوقت نفسه، وجدت دراسة أجريت عام 2013 في جامعة يوتا، أن الأشخاص الذين يحاولون التوفيق بين مهام متعددة في وقت واحد، يكونون أكثر تشتتاً، وأقل إنتاجية، ويرتكبون المزيد من الأخطاء، ويحصلون على درجات أقل في اختبارات الاسترجاع.. وبالمثل؛ فإن التبديل السريع بين مشروعين، يمكن أن يؤثر أيضاً على النتائج، نكمل المهام بشكل أكثر فاعلية عندما نوليها اهتمامنا الكامل؛ علاوة على ذلك، يحذر علماء الأعصاب من أن محاولة القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد، أو تقسيم انتباهنا، يؤثر على قدرتنا على أداء حتى المهام البسيطة، ما يعنيه هذا هو أنه كلما زاد تعدد المهام، قلّت قدرتنا على الإنجاز، السبب بسيط.. نحن نفقد قدرتنا على التركيز؛ مما يعني أن المشاريع تستغرق وقتاً أطول مما ينبغي.

* لماذا يعمل حظر الوقت، وكيفية استخدامه؟

 

إن حظر الوقت هو أسلوب لإدارة الوقت؛ حيث يمكنك تخصيص فترة زمنية لإكمال مهمة معينة.. على سبيل المثال؛ بدلاً من التحقق من هاتفك في كل مرة تتلقين فيها بريداً إلكترونياً أو إشعاراً من وسائل التواصل الاجتماعي؛ فإنك تحظرين أوقاتاً محددة على مدار اليوم للرد على المكالمات الهاتفية والرد على رسائل البريد الإلكتروني والتحقق من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي.. أنت تخصصين بشكل أساسي فترات زمنية محددة لإكمال المهام أو المشاريع المهمة.. في النهاية، يتم تقسيم جدولك الزمني إلى أجزاء من الوقت تركزين فيها على مهمة أو مشروع واحد في كل مرة.. هذا النوع من إدارة الوقت لا يجعل قائمة المهام الخاصة بك أكثر قابلية للإدارة فحسب؛ بل يمنحك أيضاً مزيداً من التحكم في يومك، ويساعدك على تحديد أولويات مهامك، يحسن حظر الوقت أيضاً التركيز ويردع التسويف، وفي نهاية اليوم، ستشعرين وكأنك أنجزت شيئاً بالفعل.. يسمح لك حظر الوقت أو المهام الأحادية، بالتركيز على مشروع واحد في كل مرة، لن يقلل هذا النهج من الأخطاء العقلية فحسب؛ بل يمكن أن يساعدك أيضاً على إطلاق العنان لإبداعك؛ خاصةً لأنك ستوجهين كل طاقتك وانتباهك إلى مهمة واحدة خلال الوقت المحدد لها.. فيما يلي نظرة عامة على كيفية دمج حظر الوقت في حياتك.

- تطوير قائمتك

ابدأي بإعداد قائمة بجميع الأشياء التي يجب القيام بها خلال الأسبوع، ضع قائمة بجميع مشاريع العمل الخاصة بك، والتزاماتك العائلية، وحتى أهداف التمرين.. الهدف هو تضمين كل شيء من المكالمات الهاتفية التي تحتاجينها إلى الوجبات التي تحتاجينها للتحضير.

- حددي أولوياتك

بمجرد تطوير قائمتك، قومي بالمرور عليها ووضع النجوم حسب المشاريع التي هي من أهم أولوياتك لهذا الأسبوع، حاولي أن تقصريها على شيئين أو ثلاثة أشياء يومياً.. الهدف هو أنك ستمنحين أهم مهامك الخانات الرئيسية في جدول حظر الوقت.

- قومي بإنشاء مخطط يومي

خطوتك التالية هي التفكير في مقدار الوقت المتاح لك في اليوم، ومقدار الوقت الذي تريدين السماح به لكل مهمة في قائمتك.. ابدأي بإنشاء فترات زمنية للأشياء التي تفعلينها كل يوم، مثل: روتينك الصباحي، والطقوس المسائية، وممارسة الرياضة، وتنقلاتك من وإلى العمل، وتجهيز الوجبات، والمساعدة في أداء الواجبات المنزلية، وما إلى ذلك.. المفتاح هو أن تقومي بتطوير مخطط ليومك المعتاد مع فترات زمنية؛ حيث يمكنك التركيز على مهامك أو مشاريعك المهمة.. افعلي ما يناسبك.. أنت تتحكمين في جدولك الزمني، ويمكنك تكييفه وتغييره ليناسب احتياجاتك وأولوياتك.

- حماية وقتك

بمجرد الانتهاء من جدولك الزمني، احمِي وقتك بأفضل ما يمكنك.. بالطبع، ستظهر أشياء غير متوقَّعة وستحتاجين إلى التحلي بالمرونة، لكن قاومي الرغبة في التخلي عن وقت مشروعك ذي الأولوية لشيء يمكن أن ينتظر.. تواصلي مع زملائك في العمل وأفراد أسرتك عندما لا تكونين متفرغة.. بعد ذلك، تعاملي مع تلك الفترات الزمنية كما لو كنت تقابلين عميلاً مهماً للغاية، لن يفكر أحد في مقاطعتك أثناء الاجتماع، وبالمثل؛ فإن الهدف هو عدم مقاطعتك خلال وقت الأولوية المحمي لمشروعك.







كاريكاتير

إستطلاعات الرأي