كيف يمكن "إعطاء الملاحظات" في مكان العمل بدون "لهجة قاسية"؟

لا تخلو بيئة العمل من إصدار التعليقات وإعطاء الملاحظات بصورة مستمرة لنمو وتطور الشركة، لكن هل هناك أسلوب واحد للتواصل يتناسب مع الجميع في كل وقت وفي كل مكان، هذا ما توضحه المستشارة المهنية والمدربة، باميلا جرونينجر التي تؤكد على وجوب وضع قواعد أساسية معيارية في كل شركة.

وتقول إنه إلى جانب النزاهة، هناك أربع نقاط أساسية وهي:
* صياغة الأشياء بطريقة دقيقة: حيث يجب أن يتم تقديم المحتوى بصورة واقعية لجعله مفهوما بوضوح.
* التخطيط للأهداف: حيث يجب أن يكون من الواضح دائما، على سبيل المثال، ما الذي يجب تحقيقه مع مهام أو مشاريع معينة، ومتى يجب أن يتم الانتهاء من ذلك وبأي شكل.
* إظهار التقدير: لا يجب أن يشعر الشخص الآخر بأنه يتعرض لهجوم شخصي، حتى عندما يتلقى الملاحظات أو الانتقاد.
* الشفافية: فعندما تكون المواعيد النهائية ضيقة للغاية، على سبيل المثال، فمن المنطقي أن يتم بأمانة ، شرح سبب إعطاء الأولوية لمهمة معينة.

كما تنصح جرونينجر بتقديم إرشادات عندما يتعلق الأمر بإعطاء الملاحظات. وتقول: لا يجب أن توجيه الإصبع إلى الشخص الآخر... ويتضمن ذلك استخدام رسائل "أنا" بدلا من رسائل "أنت".

ومن جانبه، يؤكد أنتي هوفنر، مدرب سبل التواصل والحياة المهنية أنه "يجب أن يكون من الممكن أيضا تقديم الملاحظات؛ حيث أنه ليس من الممكن أن يكون فريق العمل ذو الأداء العال، لطيفا طوال الوقت". لذلك يجب أن تقوم فرق العمل بمناقشة ما يعتبرونه نقدا بناء أو ملاحظات، وما يجب أن يتم مناقشته بنبرة حادة جدا. ويقول هوفنر إن إحدى القواعد التي يجب أن تنطبق في كل مكان هي أننا "نتحدث مع بعضنا البعض هنا، وليس عن بعضنا البعض".

كما يجب على فريق العمل أو الشركة التأكد من أن الملاحظات يجب ألا تشير إلى الشخص، ويجب أن تكون محددة وأن تقال في أقرب وقت ممكن. أما عند وضع الإرشادات، فيجب على أعضاء فريق العمل أيضا مناقشة ما هو مهم بالنسبة للفريق نفسه. فعلى سبيل المثال، إذا وجد بعض الزملاء صعوبة في إلقاء تحية الصباح ولكن ذلك كان مهما بالنسبة للآخرين، فيجب أيضا أن بتم الإشارة لذلك بين أفراد الفريق.