كيف تستخدم جوجل درايف في إدارة فريقك؟

نسعى جميعًا إلى الحصول على أفضل تجربة في العمل، بالتالي نبحث عن الأدوات والموارد التي تساعدنا على تحقيق ذلك، التي تمكننا من تنظيم أمورنا بالشكل المثالي، وتسهّل التعاون بيننا وبين بقية الأفراد الموجودين داخل الشركة.

يعد جوجل درايف (Google Drive) أحد أهم الأدوات التي تساعدك على تحقيق ذلك، فيمكنك من خلاله تنظيم عملك الشخصي والجماعي، وإدارة فريقك جيدًا، بالتالي تحصل على تجربة مختلفة. إذًا ما هي المميزات التي يمكنك الحصول عليها من استخدام جوجل درايف؟ وما هي الطريقة الأفضل لاستخدامه؟

ما هو جوجل درايف؟

يمكن تعريف جوجل درايف ببساطة على أنّه مساحة تخزين على الإنترنت. تمكنك من تخزين ومشاركة الملفات بأنواعها المختلفة. كذلك تتيح لك إنشاء بعض أنواع الملفات، التي تنشئها شركة جوجل. يمكنك استخدام الخدمة مجانًا والحصول على مساحة تخزين تبلغ 15 جيجا بايت، ثم بعد ذلك هناك خطط مدفوعة لاستخدام جوجل درايف، لكن أسعارها جيدة جدًا، وفي متناول اليد.

أسعار خطط قوقل درايف

يمكنك أيضًا الوصول إلى الخدمات التي توفّرها شركة جوجل، والعمل عليها من خلال جوجل درايف، تشمل هذه الملفات:

Google Docs: يستخدم في إعداد الملفات النصية المكتوبة، مثل برنامج Word في مجموعة الأوفيس.

Google Sheets: يستخدم في إعداد القوائم والجداول مثل الميزانيات وخطة العمل وغيرها، يشبه برنامج Excel في مجموعة الأوفيس.

Google Slides: يستخدم في إعداد العروض التقديمية، مثل برنامج Power Point في مجموعة الأوفيس.

Google Forms: يستخدم في إعداد الاستبيانات، وهو من أهم مميزات جوجل درايف، إذ يستخدمه البعض في إنشاء استبيانات عملية بحث السوق، وكذلك في خدمة العملاء لقياس رضا العملاء، وغيرها.

عندما تقوم برفع أحد هذه الملفات على جوجل درايف، تُحوّل الصيغة الخاصة بها من الأوفيس إلى جوجل، وهذا شيء مهم جدًا، لأنّه يجعل إمكانية رفع الملفات أسهل. أو يمكنك العمل مباشرةً على هذه الملفات من خلال جوجل درايف، لا سيّما إذا كان هناك عمل جماعي بينك وبين أفراد الفريق.

ما هي مميزات الاعتماد على جوجل درايف؟

في الحقيقة الاعتماد على جوجل درايف مهم جدًا، وذلك لأنّه يمنحك مجموعة مختلفة من المميزات، التي بالتأكيد ستكون مفيدة لك في أثناء العمل. إلى جانب إنشاء الملفات المُشار إليها بالأعلى، هذه هي أفضل المميزات التي تحصل عليها من استخدام جوجل درايف:

1- تخزين الملفات: بالطبع هذه هي الميزة الأساسية، إذ يصبح بإمكانك تخزين البيانات مجانًا المتعلقة باستخدامك لجوجل، فتظهر جميع هذه الأشياء من خلال جوجل درايف. وحتى إذا كنت تستخدم النسخة المجانية، يمكنك الترقية بسهولة إلى نسخة مدفوعة وفقًا لاحتياجك، فتضمن توافر الملفات دائمًا.

2- مشاركة الملفات: يمكنك استخدام جوجل درايف فرديًّا أو مع الفريق. وهذه واحدة من المميزات، أنّه بإمكانك دعوة الآخرين لاستخدام الملفات معك، سواءً عرضها أو تحريرها أو حتى إمكانية تحميلها واستخدامها شخصيًّا على الأجهزة. بالتالي عند فعل ذلك، يمكنكم العمل سويًا من خلالها، دون الاضطرار لعمل كل فرد بمفرده.

3- سهولة الوصول إلى الملفات: من أهم الأشياء في جوجل درايف هي إمكانية الوصول إلى الملفات من أي مكان. سواءً من خلال جهاز الكمبيوتر الخاص بك، أو من خلال الهاتف. كذلك ليس شرطًا وجود إنترنت للوصول إلى الملفات الموجودة فعلًا. إلى جانب أنّ البحث على جوجل درايف مميز جدًا، إذ يمكنه التعرّف على الصور وحتى النصوص في المستندات الممسوحة ضوئيًا (Scan)، فيكون الوصول إلى الملفات أكثر سهولة.

4- التكامل مع الأدوات الأخرى: من أهم الأشياء أنّ جوجل درايف يقبل التكامل مع الأدوات الأخرى بسهولة. مثلًا إذا كنت تستخدم أدوات مثل Trello أو Slack سيكون بإمكانك ربط جوجل درايف معها، فيسهّل هذا العمل الجماعي بين أفراد الفريق.

5- الأمان: في النهاية تحصل الملفات الموجودة على جوجل درايف على التشفير ذاته المستخدم في بروتوكول الأمان لبقية خدمات جوجل. بالتالي يمكنك استخدام جوجل درايف وأنت تشعر بالأمان والحماية.

في النهاية يمكن أن يساعدك جوجل درايف في إدارة فريقك، لكنّك تحتاج إلى استخدامه بالشكل المناسب، حتى لا يتحول الأمر إلى إزعاج أو يسبب مشكلة في التنظيم. لذا، يمكنك فعل ذلك من خلال الخطوات التالية:

1- تنظيم المجلدات والملفات

من أهم الأشياء التي يجب التركيز عليها، هي تنظيم جوجل درايف جيدًا. سواءً كنت تفعل ذلك للاستخدام الشخصي، أو لإدارة فريقك. في الحالتين أنت بحاجة إلى التنظيم، حتى تقدر على الوصول إلى الملفات بسهولة.

لذا، الخطوة الأولى هي تنظيم جوجل درايف من خلال إنشاء المجلدات، وبداخلها تضع الملفات الخاصة بك. بالطبع يجب تحديد الطريقة وفقًا لطبيعة عملك. مثلًا يمكنك إنشاء مجلدات بأسماء الأقسام، وبداخلها يمكنك إنشاء مجلدات أخرى بأسماء الأفراد تُوضع بها الملفات. أو يمكنك الاعتماد على التقسيم من خلال الأفراد من البداية. يمكنك اختيار الأمر الأسهل بالنسبة لعملك.

2- مشاركة الملفات

بعد الانتهاء من تنظيم الملفات على جوجل درايف، يمكنك البدء في مشاركة المجلدات مع الأفراد المسئولين عنها. يمكنك فعل ذلك من خلال الحصول على البريد الإلكتروني للأفراد، وإضافتهم على المجلدات للعمل عليها، أو حتى استخدام خاصية مشاركة الملفات مع الجميع، لكن الأولى هي الأفضل لأنّها تتيح لك التحكم في جوجل درايف جيدًا، وإعدادات المشاركة.

إذ ليس ضروريًا مشاركة كل شيء مع الجميع، لكن يمكنك الاكتفاء فقط بإضافة الأفراد في الملفات التي تخصهم. إلى جانب أهمية تحديد الصلاحيات، إذ لن يحتاج جميع الأفراد إلى التعديل، بعضهم سيحتاج فقط إلى التعليق، والآخر يحتاج إلى العرض فقط.

3- الاتفاق على آلية العمل

لا بد من تحديد الآلية المناسبة للعمل من خلال جوجل درايف، حتى لا يحدث اختلاط في الأمر بين الأفراد، وتجد أنّ هناك قدرًا من العشوائية. مع الاهتمام بشرح هذه التفاصيل إلى جميع الأفراد المعنيين بالأمر، حتى يكون لديهم تصورًا كاملًا عمّا سيحدث.

مثلًا هل سيكون العمل من خلال جوجل درايف بالكامل؟ بالتالي ترك التعليقات على المستندات ذاتها؟ أم سيكون جوجل درايف للمتابعة فقط، وتُكتب التعليقات بواسطة الأدوات الأخرى المستخدمة مثل Trello. سيساعد ذلك في الانتباه إلى جميع التفاصيل في العمل 

4- رفع الملفات وبدء العمل

بعد ذلك، إذا كانت هناك أي ملفات مهمة موجودة لديك، ارفعها على جوجل درايف. وإذا هناك ملفات أخرى مهمة موجودة لدى أفراد فريق العمل، اطلب منهم فعل ذلك أيضًا، حتى يكون جوجل درايف هو بمثابة الأرشيف الخاص بالعمل، بالتالي يكون من السهل عليكم الوصول إلى أي ملف سريعًا، دون تضييع الوقت في البحث على الأجهزة الشخصية، فهذا يضمن توثيق كل شيء.

من المهم التركيز على تقييم تجربة استخدام جوجل درايف، وتوجيه الملاحظات إلى فريق العمل من أجل تحقيق الفاعلية القصوى، وتكون قادرًا على إدارة العمل، ومتابعة كل التفاصيل في مكان واحد فقط، فهذا شيء ثمين جدًا بالنسبة لك، سيوفر عليك الوقت والمجهود، وسيجعلك توجّه تركيزك إلى الأشياء المهمة، وهذا جوهر الإدارة الناجحة.