طرق لتعزيز التواصل الداخلي في الشركات

يعدّ التواصل في البيئة المهنيّة من أهم المعطيات التي يرتكز عليها نجاح الشركة؛ ففي دراسة أجراها مركز "تاورز واتسون" العالمي للخدمات المهنية، ورد أنّ الشركات التي تتمتّع بممارسات اتصال داخليّة عالية الفعاليّة، تزداد عوائد المساهمين لديها بنسبة 47%، مقارنةً بالمنظمات ذات الاتصالات الضعيفة، وإلى ذلك تعمل زيادة التواصل الداخلي على مشاركة الموظفين وبناء فرق عمل أقوى وتعزيز القدرة التنافسية للشركة، إذ وجدت استطلاعات شركة الأبحاث الشهيرة "هاريس"، في هذا الإطار، أن أكثر من 70% من الموظفين ازدادوا ولاء للشركات التي يعملون فيها، وانخرطوا في المزيد من العمل، وذلك عندما قامت شركاتهم بإبلاغهم معلومات ذات قيمة عن الشركة، مثل: أهدافها ورؤيتها وآلية التنظيم الفردي والمخطط التنظيمي. لذا، فإن وجود استراتيجيات تواصل داخلية فعّالة يساهم في القضاء على الشائعات ويزيد الثقة ويقوي الروح المعنوية لدى الموظفين، كما يوفر لهم وسائل عملية ليشعروا بالراحة عند رغبتهم بالإبلاغ عن المخاوف أو طرح الأسئلة أو الإبلاغ عن الحوادث.
في الآتي، بعض الاستراتيجيات أو الخطوات التي ينبغي على المدراء أخذها في الاعتبار لتعزيز الاتصال الداخلي.

تعظيم قنوات وتقنيات الاتصال

في حين أن برامج الشبكة العنكبوتية والبريد الإلكتروني، هي قنوات اتصال شائعة الاستخدام، إلا أنَه ليس لدى كل الموظفين الوقت الكافي لقراءة كل المعلومات عبرها. وفي هذا السياق، تُشير الدراسات التسويقية أخيراً إلى أن الفرد يحتاج إلى سماع رسالة ما 7 مرات قبل أن يفكر في اتخاذ إجراء، إذ يُعالج الموظفون الرسائل التي يتلقونها بشكل مختلف، فبعضهم يُدرك ماهيتها بشكل سريع، بينما البعض الآخر يستغرق بعض الوقت حتى يستوعب، وغالباً ما تتخذ رسائل البريد الإلكتروني هيئة النشرات الإخبارية أو النصوص أو مقاطع الفيديو والصور والوسائط الرقمية... لذا، ينبغي استخدام كل الوسائط من أجل إبقاء الموظفين على اطلاع على أخبار الشركة، وإنجازاتها، ومنع الشائعات والأخبار المزيفة، إضافة إلى أهمّية عقد اجتماعات دورية فعلية أو عبر أدوات التواصل الرقمي للتطرق إلى استراتيجية الشركة.

تشجيع الحوارات والمشاركات

الاتصال الداخلي ليس طريقاً ذا اتجاه واحد، بل ينبغي أن يكون متبادلاً من الأطراف كافة، لذا لا بد أن يتدفق التواصل الجيد في الاتجاهين، فعلى الرغم من أهمّية تقديم الملاحظات للموظفين، إلا أنَه من الضروري إتاحة الفرصة لهم لإعطاء ملاحظاتهم.. هذه الخطوة هي المفتاح الأساسي لبناء ثقافة مهنية منفتحة وجديرة بالثقة وداعمة للحوار بين أعضاء الفريق، فعندما يفهم الموظفون دورهم ويبدون ما في أنفسهم، سيعملون من أجل النجاح، وسيصبح هذا الأمر باباً يؤدي إلى التعاون بين الادارات المختلفة في المنظمة، ما يصبّ في مصلحتها.

جعل الأهداف واضحة

يفشل ما يقرب من نصف الشركات في إيصال استراتيجيات الأعمال للموظفين بشكل فعّال يمكنهم من العيش في وظائفهم اليومية. لذا، يصعب على الموظفين تنفيذ استراتيجية ليس لديهم صورة كاملة عنها، فمن الجيد نشر أهداف الشركة والفريق والأهداف الشخصية وجعلها واضحة ومرئية للجميع.

الاستماع
من الهام الاستماع والإنصات الجيد واستيعاب المعلومات، ففي كثير من الأحيان يكون الاستماع للمعلومات أهم من نشرها، كما أنَ الاستماع أداة جيدة لفهم الموظفين وتجاوز حالات سوء الفهم.