دليلك إلى إدارة الأزمات داخل شركتك

على الرغم من التخطيط الجيد، فلا يمكن لأحد التنبؤ بأنّ الأمور ستسير على ما يرام دائمًا، سواءً لبعض الأخطاء المحتملة من فريق العمل، أو حتى ظروف خارجة عن الإرادة مثل جائحة كوفيد 19 وآثارها على الجميع. لذا، فمن الضروري تعلم كيفية التعامل مع المشاكل الطارئة، وهنا يظهر دور إدارة الأزمات داخل الشركة.

أهمية إدارة الأزمات

يمكن تعريف الأزمة على أنّها الحدث المفاجئ غير المتوقع، الذي يؤدي إلى اضطرابات كبيرة بين الأفراد في بيئة العمل. نتيجة لذلك يتأثر أداء الموظفين، وتحدث حالة من عدم الاستقرار داخل الشركة. تحدث الأزمة غالبًا في فترة قصيرة، وينتج عنها مشاعر الخوف والقلق بين الجميع. من أجل فهم دور إدارة الأزمات في التعامل مع هذه الأحداث الطارئة، فمن المهم فهم الأسباب التي تؤدي إلى حدوث الأزمات:

المشكلات التكنولوجية في البرمجيات المستخدمة.

اختلاف وجهات النظر بين الأفراد في فريق عمل الشركة.

السلوكيات غير القانونية مثل التلاعب بالبيانات أو المعلومات.

عدم قدرة الشركة على دفع التكاليف الخاصة بها وتواجه خطر الإفلاس.

القرارات الخاطئة التي تؤثر في طريقة سير الشركة.

الوعود الكاذبة إلى العملاء، التي سرعان ما يكتشفونها عند استخدامهم الفعلي للمنتج أو الخدمة.

ببساطة، قد تحدث الأزمات لأي سبب داخل الشركة. لذلك فدور إدارة الأزمات هو التعامل مع الأمور بالطريقة الصحيحة، واتّخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة، للعودة إلى المسار الطبيعي مرة أخرى. يمكن تعريف إدارة الأزمات على أنّها فن، يتعلق بكيفية التعامل مع الأحداث غير المتوقعة، وفائدته تشمل الشركة والأفراد في الوقت ذاته. وجود إدارة الأزمات يؤثر في عقلية الموظفين، من خلال النقاط التالية:

تساعد إدارة الأزمات الأفراد على التفاعل مع الأحداث غير المتوقعة بذكاء، بدلًا من مشاعر الخوف.

تزيد من قدرة الموظفين على التكيف وتقبل التغيّرات بسهولة، دون السماح للأزمة أن تترك أثرًا سلبيًّا عليهم.

يؤدي وجود إدارة الأزمات إلى توقع الأزمات المحتملة قبل حدوثها من الأساس، من خلال ملاحظة العلامات واتخاذ الاحتياطات اللازمة للتعامل معها.

يمكن لفريق العمل فهم الأزمة وقت وحدوثها، وتحليلها جيدًا من أجل معرفة الأسباب، ثم اتخاذ القرارات المناسبة، من خلال ابتكار أفضل الاستراتيجيات التي يمكن استخدامها وفقًا للموقف.

خصائص إدارة الأزمات

تسعى إدارة الأزمات إلى اتخاذ خطوات سريعة طوال الوقت، سواءً قبل حدوث الأزمة من خلال توقعها، أو في أثناء الأزمة للتعامل معها، أو بعد الأزمة للتخلص من الآثار الجانبية لها. لذا، هناك مجموعة من الخصائص الضرورية الواجب توافرها في إدارة الأزمات.

1- التنسيق المباشر بين جميع الأقسام المعنية بالأزمات، سواءً ستتأثر بها بطريقة مباشرة أو غير مباشرة، وذلك من أجل زيادة حجم المجهود المبذول من الجميع للتغلب على الأزمة.

2- التواصل الفعّال في أوقات الأزمات، وعدم الانتظار أو اعتماد شخص على الآخر، بل لا بد من المبادرة في هذا الموقف.

3- منح الصلاحيات الكافية للأشخاص المسؤولين عن إدارة الأزمات، وذلك من أجل تعزيز قدرتهم على اتخاذ القرارات المناسبة في الوقت الصحيح، بدلًا من تضييع الوقت في سلسلة من التواصل الداخلية بلا فائدة.

4- في أوقات الأزمات، لا بد من التواصل المستمر مع جميع الأفراد المعنيين بالمشكلة: الموظفين الداخليين، العملاء، أصحاب الأسهم في الشركة، وسائل الإعلام. مع الحرص على الصدق في التعامل مع الأزمة، والتحرك سريعًا حتى لا تتسبب في مشكلة أكبر نتيجة للشائعات.

5- الشيء الأهم في إدارة الأزمات هو الهدوء والصبر، بدلًا من الخوف. كذلك القدرة على التكيف مع الأوضاع الجديدة سريعًا. كل ذلك يؤدي إلى امتلاك رؤية أكثر وضوحًا للأحداث الحالية، وبالتالي اتخاذ الخطوات الصحيحة في الموقف.